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檔案管理
科技查新檔案管理是科技管理工作的重要組成部分。為使科技查新工作進一步科學化、規范化、標準化,加強科技項目查新咨詢檔案的管理,根據《科技查新規范》中查新檔案管理的相關規定,特制定本檔案保管規則如下: 
1.案管理內容: 
分為文書檔案和項目檔案兩大類。 
文書檔案包括上級下發給查新機構的各種有關查新的辦法、規定、規范、細則等,查新機構制定的各種有關查新的規章制度,查新機構的年檢材料和查新工作總結, 查新項目登記簿,查新咨詢專家數據庫和有關業績材料,以及查新人員在工作中所獲成果、發表的著作和論文等有關資料。 
項目檔案包括查新合同、查新報告、查新項目的主要科學技術資料、查新咨詢專家的書面咨詢意見、查新人員的工作記錄等。
2.管理要求: 
(1)查新咨詢檔案屬機密性檔案,必須指定專人保管。 
(2)每一個查新項目的相關材料由該項目的查新受理人負責收集、整理、歸檔。查新完成之后,所有關于該項目的材料應當及時移交檔案保管人員,檔案保管人員應當建立檔案登記簿,按照要求逐一清點驗收、登記,并需經雙方簽字。 
(3)查新檔案立卷保管,文書檔案類按照年度歸檔;項目檔案類按年度編號立卷(編號具體為:XXXX2201L21***,其中XXXX指四位的年份代 碼,***為查新年份順序號,例20092201L24024意指2009年第24號查表檔案),分別按一定標準裝入檔案袋,專柜存放并進入東北師范大學 查新項目管理平臺進行電子文檔存檔。 
(4)查新檔案的保管須有固定的場所、專用保密文件柜和專用計算機,并由專人負責管理。 
(5)近五年的查新咨詢檔案一律不外借。有關人員要查閱五年前的檔案資料,須經查新工作負責人批準,辦理查閱手續,查閱后,應及時歸還。查閱人員必須在指定地點查閱,不準在檔案材料上圈點或寫字,不得拆卷閱覽。 
(6)人員按檔案管理部門要求,及時將查新項目的資料、查新合同、查新報告及其附件、查新咨詢專家意見、查新員和審核員的工作記錄等存檔和計算機進行檔案管理,及時將查新報告登陸到東北師范大學查新項目管理平臺數據庫
(7)理人員和其他有關人員必須本著高度負責的精神,嚴格遵守本檔案保管制度,如出現檔案遺失、泄密、損毀將追究當事人的責任并嚴肅處理。
 
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